Zdobyć archiwum (na przykładzie Archiwum Akt Nowych)
Wyobrażenia młodych studentek i studentów o współczesnych archiwach przypominają opisy z powieści grozy, filmów wojennych lub baśni o skarbach pilnowanych przez potwory. Niezdobyta twierdza, bajkowy sezam, kafkowski zamek. Krótko mówiąc: mało przyjazne miejsce.
W jaskini lwa
Pierwsze wejście do archiwum jest wielce stresujące. Zagubiona osoba wpada w ręce strażnika, który pozbawia wierzchniego odzienia, każe zostawić torbę i odbiera dowód osobisty. Wręcza przezroczystą firmową torbę, gdzie można schować dopuszczalne pisaki, notatniki, chusteczki do nosa. Spokojnie, może być laptop. Telefon – tylko wyłączony. Aparat fotograficzny – wykluczone! To nie złośliwość znudzonego strażnika, ale troska o narodowy zasób archiwalny i tak zdziesiątkowany podczas II wojny światowej. Kiedy użytkownik jest już gotowy, ochrona przepuszcza przez bramkę.
Celem jest pracownia naukowa, w której, wedle krążących opinii, pracują dzikie bestie chroniące zasobu, jadem plujące na zbliżających się intruzów. Przyglądając się jednak żądaniom, życzeniom i marudzeniom użytkowników, należy stwierdzić, że pracujący w czytelni naukowej mają anielską cierpliwość. Wielu petentów przychodzi do archiwum bez jasno sprecyzowanego obszaru poszukiwań, domagając się od pracowników nie tyle pomocy, co gotowych odpowiedzi na nurtujące ich pytania badawcze.
Inwentarze
Przed wizytą w archiwum warto zapoznać się ze stroną internetową wybranej placówki. Oprócz podstawowych informacji o godzinach i zasadach funkcjonowania archiwum, znajduje się tu regulamin pracowni naukowej, formularz zgłoszenia użytkownika oraz druk rewersu (Zasady udostępniania w AAN).
Dzięki Systemowi Ewidencji Narodowego Zasobu Archiwalnego – SEZAM (http://baza.archiwa.gov.pl/sezam/sezam.php) można w domowym zaciszu przejrzeć interesujące zespoły i zbiory archiwalne, a do archiwum wkroczyć z wypełnionymi rewersami. Choć nazwa nawiązuje do legendarnego skarbca, aby z niej skorzystać, nie trzeba znać magicznego zwrotu. SEZAM jest otwarty i przyjazny dla wszystkich. Dotychczas pokazywał ewidencję na poziomie zespołu. Obecnie, w przypadku nowych i najczęściej użyczanych zespołów, program ten ma szczegółową ewidencję na poziomie jednostki.
Szafy z inwentarzami kartkowymi (fot. Dariusz Wierzchoś) Od niedawna udostępniony jest również bardziej szczegółowy Inwentarz Zasobu Archiwalnego – IZA, z którego dotąd korzystali jedynie archiwiści w obrębie archiwum (http://baza.archiwa.gov.pl/sezam/iza.php). IZA jest narzędziem pokazującym informacje o zespole na poziomie jednostki archiwalnej. W bazie tej wyszukiwanie obejmuje również indeksy osobowe, przedmiotowe i geograficzne.
Zarówno SEZAM, jak i IZA są odzwierciedleniem zdigitalizowanej ewidencji sieci archiwów państwowych. Ze względu na dużą ilość przyjmowanych i opracowywanych zespołów w archiwach państwowych, bazy danych (IZA i SEZAM) aktualizowane są przez Naczelną Dyrekcję Archiwów Państwowych – NDAP co dwa lata.
Zanim Internet na dobre wkroczył w nasze życie, zasłużeni archiwiści opracowywali książkowe informatory i przewodniki po zasobie archiwum. Dobrym przykładem jest Emigracja z ziem polskich i Polonia 1865–1939. Informator o źródłach przechowywanych w centralnych archiwach państwowych w Polsce, opr. Edward Kołodziej, Warszawa — Kraków 1988 czy Polonia zagraniczna. Informator o materiałach źródłowych do 1939 roku przechowywanych w Archiwum Akt Nowych, opr. Edward Kołodziej, Warszawa 1981.
Dziś w dobie Internetu i rozbudowanych indeksów odchodzi się od wydawania informatorów. Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, idąc z duchem czasu, zdecydowała się umieścić elektroniczną wersję Informatora o zasobie Archiwum Akt Nowych w sieci.
Inwentarze wszystkich opracowanych zespołów znajdują się w pracowni naukowej archiwum na ogólnodostępnych półkach. Teoretycznie archiwum nie udostępnia zespołów nieopracowanych lub w trakcie porządkowania. Zdarza się jednak, że akta wypożyczane są na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych, sporządzonych przy przekazywaniu akt do archiwów bądź na podstawie wstępnej ewidencji. Obecnie większość inwentarzy ma postać wydruków z komputerowych baz danych. Zdarzają się jeszcze stare inwentarze kartkowe, które sukcesywnie przenoszone są do elektronicznych baz danych.
Zgłoszenie użytkownika zasobu archiwalnego
Wśród odwiedzających archiwa wiele emocji wzbudza wypełnienie karty Zgłoszenia użytkownika zasobu archiwalnego. Bez obaw, nie jest to zamach na wolność osobistą i próba wyciągnięcia danych osobowych. Dla archiwum jest to forma zabezpieczenia przed nieuczciwymi użytkownikami, próbującymi zniszczyć lub wykraść materiały archiwalne.
Archiwum Akt Nowych nie wymaga od studentów, jak wiele instytucji naukowych, zaświadczenia od promotora czy z uczelni o prowadzonych badaniach. Podanie informacji o zawodzie i tytułach naukowych lub zawodowych – służących analizie potrzeb użytkowników zasobu archiwalnego – jest fakultatywne, a ich ewentualne pominięcie nie powoduje ograniczenia uprawnień do korzystania z archiwaliów (pola formularza wyróżnione szarym tłem). Również przedmiot (temat) pracy podaje się dobrowolnie, z wyjątkiem przypadków, gdy informacja ta jest prawnie wymagana.
Wnętrze pracowni naukowej w Archiwum Akt Nowych. Po lewej regały z inwentarzami (fot. Dariusz Wierzchoś) Na karcie zgłoszenia należy podać zespoły, z których chce się skorzystać. Wypożyczenie części archiwaliów wymaga specjalnej zgody dyrektora, którą uzyskuję się po złożeniu podania. Dotyczy to na przykład akt zastrzeżonych lub zawierających dane osobowe. Wówczas na karcie zgłoszenia należy wypełnić stosowne oświadczenie:
Ja, niżej podpisany, oświadczam, że prowadzę do celów prywatnych badania genealogiczne dotyczące członków własnej rodziny. W stosunku do osób, których danych poszukuję, pozostaję w następującym stopniu pokrewieństwa: (...).
lub:
Ja, niżej podpisany, oświadczam, że informacje o osobach zawarte w udostępnionych mi materiałach archiwalnych wykorzystam zgodnie z celem wskazanym w drugostronnym zgłoszeniu, w sposób nienaruszający prawnej ochrony dóbr osobistych lub danych osobowych.
Takie postępowanie zgodne jest Ustawą o ochronie danych osobowych i nie jest samodzielną inicjatywą archiwum utrudniającą życie badaczom.
Rewers
Wypełnienie małej niepozornej karteczki sprawia częstokroć wiele kłopotu. Po pierwsze należy zwrócić uwagę na numer i nazwę zespołu. W archiwach zdarzają się zespoły o tej samej nazwie, ale dotyczące innego okresu, np. instytucji państwowych istniejących przed i po II wojnie światowej. Następnie trzeba podać sygnaturę lub numer mikrofilmu. Należy pamiętać, aby wypełnić jeden rewers dla jednej jednostki archiwalnej. Może się bowiem zdarzyć, że jedna z wybranych ciągiem teczek została wypożyczona. Choć użytkownik nie ma fizycznie teczki na swoim koncie, rewers wskazuje, iż ją wypożyczył.
Wypełniając rewers, należy sprawdzić, czy przy sygnaturze nie ma podanego numeru mikrofilmu. Jeśli akta zostały zmikrofilmowane, osoba obsługująca pracownię naukową może zwrócić rewers z prośbą o wpisanie numeru mikrofilmu. Praktyka ta jest stosowana we wszystkich instytucjach posiadających zmikrofilmowany zasób.
Po złożeniu rewersu i zgłoszenia użytkownika zasobu archiwalnego trzeba poczekać na zamówione teczki lub mikrofilmy. W większości archiwów zamówienia realizowane są dwa razy dziennie. Jeśli jednak rewersów lub użytkowników jest wyjątkowo dużo, zamówienia realizowane są kilka razy dziennie. Magazynierzy, oprócz dostarczenia teczek do pracowni, wykonują również zwroty, biorą udział w przyjęciu akt do archiwum, dbają o porządek na półkach aktowych oraz kontrolują stan zachowania teczek. Nie są więc zwyczajnymi tragarzami. Wielokrotnie posiadają dużą wiedzę o zasobie archiwum i służą pomocą niedoświadczonym młodym archiwistom.
Jeden ze „skarbów archiwum”: plakat propagandowy z czasu ostatnich w komunistycznej Polsce oficjalnych obchodów uchwalenia Konstytucji 3 maja (z zasobów AAN) Każdy użytkownik może jednorazowo zamówić pięć jednostek archiwalnych. W wyjątkowych okolicznościach, np. jeśli ktoś jest przejazdem, może zamówić więcej. Teczki, w których akta są luźne, wydawane są pojedynczo. Takie restrykcje mają zapobiec mieszaniu dokumentów, a także niekontrolowanemu wypływowi akt poza pracownię. Dyżurujący w pracowni naukowej ma prawo poprosić o pokazanie wynoszonych notatek, jeśli użytkownik wzbudzi podejrzenie.
Badacz ma prawo poprosić o odłożenie przeglądanych akt do podręcznego schowka na dwa tygodnie. Po tym czasie teczki wracają na swoje miejsce w magazynie i należy po raz kolejny wypisać rewers. Akta w archiwum mają charakter unikalny, nie można wydać drugiego egzemplarza, bowiem fizycznie nie istnieje. W wyjątkowych sytuacjach, jeśli mikrofilm jest wypożyczony lub uszkodzony, wydaje się oryginały. Jednak polityka archiwów zmierza do zabezpieczenia zasobu dokumentowego i ograniczenia dostępu do rzadkich obiektów.
Nie trzeba przypominać, że w pracowni obowiązuje cisza i zakaz rozmów przez telefon komórkowy. Nie wolno robić zdjęć, jeść i pić. Łamanie regulaminu grozi usunięciem z pracowni i pozbawieniem możliwości dalszego korzystania.
Na podstawie informacji o najczęściej użyczanych zespołach, wykonuje się konserwacje, mikrofilmy i przemieszczenia w magazynach. Archiwum, jako instytucja państwowa, musi również przedkładać różnym gremiom statystyki, w tym liczbę użytkowników i cel poszukiwań archiwalnych.
Archiwa prowadzą również działalność wydawniczą. Powyżej okładka pracy W. Horsta Po złożeniu rewersu i karty zgłoszenia użytkownika zasobu archiwalnego, czas oczekiwania na zamówione teczki lub mikrofilmy można wykorzystać na wpisanie się do specjalnego zeszytu, gdzie w odpowiednich rubrykach umieszcza się: imię, nazwisko, nazwę zespołu z sygnaturami akt, datę i podpis. Wpis jest potwierdzeniem obecności w pracowni. Nawet jeśli użytkownik korzysta tylko z inwentarzy, należy fakt ten odnotować, wpisując numer i nazwę zespołu.
Po otrzymaniu teczki użytkownik powinien wypełnić znajdującą się wewnątrz metryczkę. Jest to swego rodzaju potwierdzenie skorzystania z jednostki, informacja dla archiwum (jedna z wielu), o tym jak często korzysta się z danej jednostki i zespołu.
Kwerendy
Każde archiwum świadczy na rzecz użytkownika kwerendy (z łac. quaerenda, czyli rzeczy poszukiwane), jak również usługi reprograficzne. Archiwa państwowe nie są w stanie zdigitalizować i zamieścić w sieci internetowej wszystkich informacji o posiadanym w swych magazynach Narodowym Zasobie Archiwalnym. Użytkownik może zwrócić się do archiwum z prośbą o wykonanie kwerendy na interesujący go temat.
Prośbę o wykonanie kwerendy użytkownik może wysłać za pośrednictwem poczty lub też napisać e-mail do sekretariatu archiwum. Dotyczy to zarówno użytkownika prywatnego, jak i instytucji państwowych. Zgodnie z Kodeksem Postępowania Cywilnego archiwum ma dwa tygodnie, od momentu wpłynięcia pisma, na udzielenie odpowiedzi informującej o efekcie lub postępie prac poszukiwawczych. W przypadku gdy liczba kwerend jest duża i znacząco angażuje pracowników archiwum, czas realizacji może się wydłużyć.
Opracowany przez E. Kołodzieja „Inwentarz akt Ministerstwa Spraw Zagranicznych w Warszawie z lat [1915–1917] 1918–1939” W pierwszej kolejności załatwiane są sprawy z instytucji państwowych. Prokuratury i sądy kierują zapytania na temat nieruchomości należących do nieistniejących lub przekształconych instytucji państwowych, informacji na temat osób, które starają się o dodatki rentowe z tytułu przynależności do organizacji podziemnych podczas II wojny światowej czy też informacje na temat toczących się postępowań w sprawie o pozostawione mienie na Kresach Wschodnich podczas II wojny i po jej zakończeniu.
Instytut Pamięci Narodowej bardzo często zwraca się do Archiwum Akt Nowych z prośbą o dostarczenie informacji na temat członków PZPR, przeciwko którym toczy się postępowanie. Podobnie jest w przypadku śledztw prowadzonych w sprawie zbrodniarzy wojennych lub w sprawie wyjaśnienia zbrodni z II wojny światowej, lat stalinizmu i okresu PRL-u.
Archiwa Państwowe przechowują w swoich zasobach również akta zlikwidowanych firm państwowych i prywatnych. W wielu wypadkach sądy pracy, Zakład Ubezpieczeń Społecznych czy byli pracownicy zwracają się o przeprowadzenie kwerendy i potwierdzenie w formie uwierzytelnionego odpisu informacji na temat okresu zatrudnienia. Dotyczy to również dokumentów poświadczających służbę w organizacjach podziemnych z okresu II wojny światowej, jak również w formacjach paramilitarnych działających po wojnie.
Nierzadko z prośbą o przeprowadzenie poszukiwań w zasobie Archiwum Akt Nowych zwraca się Telewizja Polska, która realizuje filmy dokumentalne lub też pracując nad nowym filmem fabularnym.
Kwerendy zamawiane przez osoby i instytucje prywatne dotyczą często spraw własnościowych. W tym przypadku zamawiający są stronami w postępowaniach dotyczących reprywatyzacji, odzyskania mienia utraconego podczas II wojny i po jej zakończeniu. Równie często archiwa otrzymują pytania o charakterze genealogicznym. Wyniki przeprowadzonej kwerendy przesyłane są na firmowym papierze, opatrzonym pieczęciami listem poleconym lub priorytetem.
Kolejny skarb – list wysłany z niewoli przez Jakowa Dżugaszwili do ojca, Józefa Stalina (z zasobów AAN) Reprografia
Przy każdym archiwum działa pracownia reprograficzna świadcząca usługi na rzecz użytkowników pracowni. Możliwe jest zamówienie ksero, skanów, fotografii, zarówno w postaci nagranych na płyty CD plików, jak i w formie wydruków. Podstawą jest wypełnienie odpowiedniego wniosku znajdującego się w pracowni naukowej. We wniosku należy podać nazwę zespołu, sygnaturę jednostki archiwalnej, numer strony, ilość zamówionych kopii. W odpowiednich rubrykach trzeba zaznaczyć formę opłaty i odbioru, np. gotówka, przelew, odbiór osobisty, list za pobraniem itp.
Pracownia reprograficzna wykonuje również skany dokumentów wyszukanych w czasie kwerendy. W ten sposób, nie przekraczając progu archiwum, można uzyskać interesujące nas dokumenty.
Wysokość opłat za kwerendy i wykonane kopie zależy od czasu poszukiwań, ilości i celu wykorzystania reprodukcji. Najwyższa opłata pobierana jest za skany na potrzeby publikacji. Przy większym zamówieniu możliwy jest rabat do 60%. Natomiast pracownicy naukowi, zamawiając ksero czy skany na własny użytek, mogą liczyć na zniżki. Cenniki można znaleźć na stronach archiwów np. http://www.aan.gov.pl/index_pl.php?action=11.
Składając zamówienie reprograficzne, należy liczyć się z długim okresem oczekiwania. Archiwum stara się na bieżąco wykonywać usługi reprograficzne, jednak kumulacja zamówień państwowych lub np. organizowana wystawa mogą opóźnić realizację zamówień.
Mile widziane jest, jeśli autor po wykorzystaniu zasobu archiwum prześle jeden egzemplarz swojej publikacji na użytek archiwalnej biblioteki.
Mało kto wie, że oprócz pracowni naukowej w archiwum znajduje się biblioteka. W zasadzie przewidziana jest dla pracowników archiwum. Jeśli jednak użytkownik potrzebuje w trakcie badania źródeł rozwiać wątpliwości faktograficzne, może skorzystać ze słowników, encyklopedii, dzienników ustaw czy zbiorów przepisów oraz książek historycznych zgromadzonych w podręcznej bibliotece. Nie oczekujmy jednak, że będzie to zasób na miarę Biblioteki Narodowej.
Archiwiści – strażnicy pamięci
„W. Marcinkiewicz, Z Archiwum Akt Nowych. Szare Szeregi na Ochocie” Archiwa państwowe jako placówki naukowe wydają się zapomniane i lekceważone. Studenci niechętnie wybierają specjalizację archiwalną, która kojarzy się ze żmudną, nudną i słabo opłacaną pracą. Dla pasjonata historii, chcącego poświęcić się działalności badawczej, jest to idealne miejsce pracy. Archiwum daje bezpośredni i nieograniczony dostęp do źródeł.
Niestety, w powszechnej opinii archiwista bardziej przypomina urzędnika niż badacza, a sam zasób archiwalny kojarzy się z nudnymi wytworami biurokracji. Wydaje się to bardzo krzywdzące zarówno dla archiwistów i archiwistek, jak i samej archiwistyki, która cierpi na niedofinansowanie. A przecież w archiwach znajdują się niezwykle cenne obiekty historyczne – fotografie, plakaty, sztandary, medale, broń. Archiwalia niejednokrotnie odsłaniają ludzkie oblicze historii. Spuścizny rodzin odzwierciedlają wpływ wielkiej polityki na życie zwyczajnych ludzi. Zgromadzone w archiwach pamiętniki są świadkami intymnych chwil autorów, a na zdjęciach zarejestrowano momenty szczęścia.
Są miejsca, które humanista znać powinien. Warto odwiedzić archiwum, by stanąć twarzą w twarz z historią.
