Jak korzystać z archiwum i nie zwariować? [Poradnik]
Jak korzystać z archiwum? Poradnik
Amerykańska artystka Jenny Holzer był kilka lat temu autorką popularnego do dziś happeningu. Po odtajnieniu przez administrację George'a W. Busha dokumentów dotyczących wojny w Iraku i Afganistanie artystka wyświetliła je na państwowych budynkach. W akcji „wzięła udział” m.in. fasada Uniwersytetu im. Jerzego Waszyngtona, gdzie mieści się Narodowe Archiwum Bezpieczeństwa. Pomijając cały aspekt artystyczny i politycznych tego przedsięwzięcia, Holzer zwróciła Amerykanom uwagę na istotną rzecz. Dokumentacja ta była dostępna dla każdego obywatela: w archiwach.
Siedziba Archiwum Państwowego w Poznaniu (fot. Crashzeroo, opublikowano na licencji Creative Commons Attribution-Share Alike 4.0 International). Oczywiście, działalność artystki dotyczyła spraw istotnych dla całego społeczeństwa – trudno oczekiwać, że ktoś wyświetli na fasadzie bloku drzewo genealogiczne albo materiały do pracy dyplomowej. Jednak wbrew pozorom zapoznanie się z interesującymi archiwaliami nie jest tak trudne, jak to wydaje się na początku.
Dla potrzeb nauki, kultury, techniki…
Najpierw trochę prawa: do najważniejszych aktów regulujących przepisy archiwalne należy Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym z dnia 14 lipca 1983 r. To ona precyzuje, że materiały archiwalne mogą zostać udostępnione po upływie 30 lat od ich wytworzenia (jeżeli nie narusza to prawnie chronionych interesów Państwa i obywateli). To także w tej ustawie widnieje zapis, że dla potrzeb nauki, kultury, techniki oraz gospodarki materiały udostępnia się bezpłatnie.
Kiedy jednak zagłębimy się bardziej w szczegóły, dojdziemy do wniosku, że archiwa archiwom nierówne. Obok archiwów państwowych, w których zazwyczaj znajdują się najcenniejsze dokumenty o charakterze państwowym (i to do nich użytkownik zwykle kieruje pierwsze kroki) znajdują się także m.in. archiwa wyodrębnione. Co to takiego? Najogólniej rzecz ujmując: to instytucje, które podlegają bezpośrednio konkretnym ministrom (np. Ministrowi Obrony Narodowej), a nie – jak archiwa państwowe – Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych. Do archiwów wyodrębnionych zalicza się m.in. archiwa Sejmu, Prezydenta, Prezesa Rady Ministrów oraz, co chyba najważniejsze dla historyków, Instytutu Pamięci Narodowej. W tych instytucjach udostępnia się materiały archiwalne na nieco innych zasadach niż w przypadku np. archiwów państwowych. Jeszcze innym typem są archiwa zakładowe – czyli komórki organizacyjne w instytucjach lub przedsiębiorstwach, które po upływie 25 lat od daty powstania dokumentacji przekazują materiały archiwalne do archiwów państwowych. Z kolei genealodzy najchętniej odwiedzają archiwa kościelne (głównie: archidiecezjalne), w których zgromadzone są m.in. akta metrykalne.
Zanim podejmiesz decyzję o wyjeździe do konkretnego archiwum, warto zapoznać się z jego regulaminem. Jest to o tyle istotne, że niektóre archiwa w przypadku udostępniania materiałów szczególnie cennych wymagają przedstawienia rekomendacji od pracownika naukowego na temat prowadzonych badań. Najlepiej odwiedzić po prostu stronę internetową instytucji – i sprawdzić tak prozaiczne informacje jak godziny otwarcia pracowni. Na stronach internetowych archiwa często zamieszczają także informację o godzinach realizacji zamówień (np. Archiwum Państwowe we Wrocławiu).
Nie wiem, czego szukam
Obecnie funkcjonuje kilka interesujących baz do poszukiwania archiwaliów. Przydatna jest wyszukiwarka ogólna, która znajduje się na stronie Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych. Za jej pomocą można przeszukać m.in. nazwy zespołów, dzieje twórców, krótki opis zawartości zespołów czy tytuły jednostek archiwalnych. Wyszukiwarka ta oparta jest na najpopularniejszych bazach archiwalnych, takich jak chociażby SEZAM czy ZOSiA. W bazie SEZAM zgromadzono dane na temat zasobu archiwów państwowych oraz niektórych instytucji krajowych i polonijnych (w tym m.in. Archiwum Polskiej Akademii Nauk i Instytutu Józefa Piłsudskiego w Nowym Jorku). Natomiast „ZOSiA” to skrót od Zintegrowanego Systemu Informacji Archiwalnej. Do popularnych baz należą także: IZA (baza Inwentarzy Zespołów Archiwalnych), oraz ELA (system Ewidencji Ludności w Archiwaliach) – warto jednak zaznaczyć, że ta ostatnia nie zawiera spisu nazwisk występujących w dokumentach bądź informacji o konkretnych osobach.
Budynek magazynowy Archiwum Akt Nowych w Warszawie (fot. Szczebrzeszynski, opublikowano na licencji Creative Commons Attribution-Share Alike 3.0 Unported). Dla genealogów szczególnie przydatna może okazać się baza PRADZIAD, czyli Program Rejestracji Akt Metrykalnych i Stanu Cywilnego. Baza ta zawiera informacje o księgach metrykalnych i stanu cywilnego przechowywanych we wszystkich archiwach państwowych, w archiwach archidiecezjalnych oraz innych instytucjach.
Przydatną stroną jest również portal „Szukaj w archiwach”, na którym można znaleźć informacje o zasobie archiwalnym udostępnianym online.
Coraz częściej ludzie poszukują także dokumentacji płacowej. W tym przypadku najlepiej skorzystać z wyszukiwarki zamieszczonej na stronie Archiwum Państwowego w Warszawie
Jeśli jesteśmy już w archiwum, a wciąż nie odpowiedzieliśmy sobie na pytanie, jakich dokumentów potrzebujemy, niezbędne okażą się pomoce archiwalne, które powinny być dostępne w czytelni. Do najważniejszych z nich należą:
- Informator o zasobie archiwum czyli opracowanie, które omawia zawartość i strukturę poszczególnych zespołów ( lub zbiorów) archiwalnych tworzących zasób danego archiwum.
- Przewodnik po zasobie archiwum to opracowanie informujące o poszczególnych zespołach (zbiorach) archiwalnych lub ich grupach, które tworzą zasób danego archiwum. Zwykle zawiera takie informacje jak: historia archiwum, systematyka zasobu, charakterystyka poszczególnych zespołów (zbiorów) archiwalnych, informacja o dostępnych pomocach archiwalnych oraz bibliografia.
- Inwentarz zespołu (zbioru) archiwalnego, który zawiera opisy poszczególnych jednostek archiwalnych, zgodny zazwyczaj z ich układem w zespole (lub zbiorze) i umożliwia dotarcie do konkretnego dokumentu w ramach danego zespołu. Co szczególnie istotne: niektóre archiwa udostępniają inwentarze na stronach internetowych.
Lubisz czytać artykuły w naszym portalu? Wesprzyj nas finansowo i pomóż rozwinąć nasz serwis!
Trochę biurokracji
Materiały archiwalne udostępniane są w czytelni. To wprawdzie truizm, ale niektórzy o tym zapominają: do czytelni nie wniesiemy kurtek, plecaków, toreb, napojów, jedzenia itp. – rzeczy te należy pozostawić w szatni lub w szafkach. Można za to zabrać ze sobą kartki lub notes, coś do pisania (niektóre archiwa zabraniają wnosić do czytelni długopisów, dlatego warto mieć ze sobą ołówek). Często archiwa zezwalają na korzystanie z własnych komputerów.
Magazyn archiwalny Instytutu Pamięci Narodowej (fot. Adrian Grycuk, opublikowano na licencji Creative Commons Uznanie autorstwa – Na tych samych warunkach 3.0 Polska). Zanim użytkownik otrzyma do wglądu dokumenty, czeka go trochę biurokracji. Przede wszystkim musi wypełnić dwa formularze: zgłoszenie użytkownika archiwum oraz zamówienie materiałów archiwalnych (rewers) – ten ostatni należy wypełnić osobno dla każdej jednostki archiwalnej. Teoretycznie zgłoszenie ważne jest przez dwanaście miesięcy, jednak w niektórych archiwach należy je wypełniać przy każdej wizycie. Czasami (jak np. w przypadku Archiwum Państwowego w Szczecinie czy Archiwum Archidiecezjalnego w Poznaniu) dokumenty te można wypełnić przez stronę internetową. Ważne: zazwyczaj w regulaminie archiwum sprecyzowane jest, ile jednostek jednorazowo można wydać czytelnikowi – dlatego musimy liczyć się z tym, że jeśli zamówimy, na przykład, trzynaście teczek, archiwista dyżurujący w pracowni może wydać nam tylko pięć. Należy także pamiętać, że materiałów archiwalnych nie dostaje się od ręki, a zamówienia realizowane są o określonych godzinach. Dlatego warto wcześniej sprawdzić na stronie archiwum informacje o czasie sprowadzenia dokumentacji z magazynów. W niektórych wypadkach może się okazać, że akta znajdują się poza magazynami archiwalnymi, np. w ekspozyturach (taką sytuację mogą spotkać użytkownicy Archiwum Państwowego w Szczecinie, które posiada ekspozyturę w Strzmielu). Wtedy czas oczekiwania na materiały może wydłużyć się nawet do dwóch tygodni.
Archiwalia udostępniane są w dwóch formach: bezpośrednio (czyli użytkownik dostaje dokumenty do ręki) lub pośrednio (w postaci reprodukcji). Zazwyczaj archiwa zezwalają na wykonywanie w czytelni zdjęć dokumentacji (oczywiście, bez flesza). Można także poprosić o wykonanie kopii, jednak jest to czynione odpłatnie. Przy każdym wyjściu z czytelni użytkownik ma obowiązek zdać materiały pracownikowi archiwum. Jeśli jednak wcześniej zaznaczy, że w najbliższym czasie będzie jeszcze z nich korzystał, wtedy materiały te nie są odsyłane do magazynów, ale chowane w podręcznym depozycie.
Skarby ukryte w archiwach
Warto zainteresować się działalnością archiwów w swojej najbliższej okolicy. Wiele tych instytucji ma swoje profile na portalu Facebook, na których chwalą się zbiorami, powiadamiają o wystawach i ciekawych inicjatywach, a także wrzucają informacje dotyczące funkcjonowania placówki. Niektóre archiwa – vide Archiwum Państwowe w Radomiu – prowadzą nawet własne kanały na portalu YouTube. Często archiwa organizują także prelekcje dotyczące swoich zbiorów, a co roku, 9 czerwca odbywa się Międzynarodowy Dzień Archiwów. Wybór tej daty nie jest przypadkowy – 9 czerwca 1948 roku utworzono Międzynarodową Radę Archiwalną.
Warto także uświadomić sobie, że archiwa to nie tylko dokumenty papierowe. Najlepszym tego przykładem jest Narodowe Archiwum Cyfrowe, w zbiorach którego znajduje się m.in. zespół fotografii z Wojskowej Agencji Fotograficznej oraz materiały filmowe pochodzące z Wytwórni filmowej „Czołówka”. Baza fotografii NAC dostępna jest on-line. Niektóre archiwa są interesujące także dzięki miejscu, w jakim się znajdują. Magazyny Riksarchivet, czyli Narodowego Archiwum Szwecji umieszczone są w jaskiniach, na sześciu poziomach pod ziemią.
Ostatnio głośno było o archiwistach z Brukseli, którzy zabezpieczyli materiały z Place de la Bourse, na którym mieszkańcy miasta zgromadzili się, aby złożyć hołd ofiarom marcowych zamachów. Archiwiści pracowali w odblaskowych kamizelkach z napisem „We are working to protect and preserve your messages”. Rysunki i kartki zostaną zabezpieczone i trafią do magazynów archiwalnych.
Archiwa nie są więc tak strasznym miejscem, jak wielu się wydaje. Pomiędzy archiwalnymi regałami można znaleźć prawdziwe perełki, które z pewnością ucieszą niejednego miłośnika historii.
Przydatne linki:
- Wyszukiwarka na stronie Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych
- Poradnik genealoga
- baza PRADZIAD
- baza ELA
- baza SEZAM
- Spis Archiwów Państwowych
- Regulamin udostępniania dokumentów w czytelniach IPN
Redakcja: Tomasz Leszkowicz
