Znajdź pracę z Histmagiem! (2) — Dokumenty: twoja pierwsza wizytówka
Miłosz Młynarz, specjalista ds. rekrutacji, autor popularnych poradników z tej dziedziny Znalazłeś już ogłoszenie, na które chcesz odpowiedzieć. Następnym krokiem jest zwykle dostarczenie potencjalnemu pracodawcy zestawu dokumentów aplikacyjnych. Wiele stron internetowych oferuje gotowe wzory CV i LM, z których korzysta cała masa leniwych kandydatów. Takie „gotowce”, jak pisałem w poprzednim odcinku, są do rozpoznania na pierwszy rzut oka – posługują się nudnymi, standardowymi formułkami, które nic nie mówią o tobie (np. „jeśli poszukujecie kandydata, który zapewni wam sukces, to taką osobą jestem Ja” – ten tekst, w różnych odmianach, widziałem już kilka tysięcy razy). O wiele lepiej jest przygotować własny zestaw, który wyróżni twoją kandydaturę spośród setek identycznych – a to już pierwszy krok do sukcesu! Weź też pod uwagę, że twoja aplikacja ma zainteresować czytającą ją osobę, a nie znudzić.
Reguły dotyczące tworzenia aplikacji są praktycznie takie same dla wszystkich poziomów stanowisk, może się tylko zdarzyć, że trzeba będzie przedstawić coś więcej niż CV i LM, niektóre duże firmy preferują także wypełnianie ich własnego kwestionariusza. Najważniejszą rzeczą, o której musisz koniecznie pamiętać, jest to, że to twoje dokumenty zadecydują o tym, czy pracodawca będzie chciał w ogóle z tobą rozmawiać. Muszą być przygotowane perfekcyjnie i sprawiać jak najlepsze wrażenie, niezależnie od tego, czy przygotujesz je za pomocą komputera, czy ręcznie.
Co piszesz
Standardowy zestaw dokumentów obejmuje CV (skrót od łacińskiego wyrażenia curriculum vitae – „przebieg życia”) oraz LM (list motywacyjny). Jakie są między tymi dokumentami różnice?
CV ma chronologicznie zaprezentować Twoją karierę zawodową i krótko podać najważniejsze informacje o Tobie (takie jak: wiek; dane kontaktowe – adres, telefon, e-mail itp.; specjalistyczne uprawnienia, szkolenia, certyfikaty). W różnych mądrych i jeszcze mądrzejszych książkach podaje się jeszcze inne typy CV niż chronologiczne, ale wśród tych kilkunastu tysięcy, które widziałem, nie spotkałem żadnego z nich – myślę więc, że możemy je pominąć.
LM z kolei ma wyjaśnić pracodawcy, dlaczego twoje zainteresowanie wzbudziła ta właśnie oferta pracy. Musisz zaprezentować w kilkunastu zdaniach uzasadnienie, dlaczego to właśnie Ty jesteś najlepszym kandydatem na proponowane stanowisko, dlaczego chciałbyś pracować w tej konkretnej firmie.
Skoro już znamy definicje, czas na wyjaśnienie, jak to ma wyglądać.
Curriculum vitae
Dane kontaktowe (adres, telefon i e-mail) należy zamieścić w nagłówku dokumentu, najlepiej mniejszą czcionką od używanej w tekście (np. nagłówek 8, tekst 10), w prawym górnym rogu – powody są następujące:
- dokumenty kandydatów bardzo często zszywa się czy spina razem, a więc lewy górny róg może zostać zakryty. Rekruter wkłada wtedy dodatkowy wysiłek w rozpięcie dokumentów, rzucenie okiem na kontakt do kandydata i ponowne spięcie kartek. Prawy górny róg jest cały czas dostępny, a brak konieczności rozpinania dokumentów od razu lepiej nastraja rekrutującego;
- praktyka umieszczania danych kontaktowych w stopce jest nieekonomiczna. Stopka jest najlepszym miejscem do umieszczenia klauzuli o zgodzie na przetwarzanie danych osobowych.
Swoje imię i nazwisko należy umieścić pod nagłówkiem, na środku kartki i wyróżnić je podkreśleniem, większą czcionką oraz ewentualnie pogrubieniem (odradzam ramki itp.). Jeśli mamy kilka nazwisk (to zdarza się paniom) lub imion (to zdarza się wszystkim) i pogrubienie przenosiłoby imię i nazwisko do następnej linii, należy z niego zrezygnować. Niezwykle ważne jest utrzymanie imienia i nazwiska w jednej linii – to centralny element wizualnej kompozycji CV.
Doświadczenie
Istotnym składnikiem jest oczywiście przebieg twojej kariery zawodowej. Dotyczy to zarówno osób, które już pracowały, jak i absolwentów różnych szkół. W tym ostatnim przypadku należy podawać prace wakacyjne, zlecenia, staże, praktyki itp., nawet jeżeli praca ta nie jest udokumentowana – pracodawcy chętniej widzą osoby aktywne, które potrafią sobie znaleźć jakiekolwiek zatrudnienie. Jeżeli chodzi o chronologiczne uporządkowanie (jaką pracę umieścić u góry – najdawniejszą czy ostatnią?), zdania wśród teoretyków są podzielone. Przy przejrzyście skonstruowanym CV nie ma to, prawdę mówiąc, większego znaczenia, aczkolwiek trochę wygodniej czyta się od pierwszej pracy na górze do ostatniej na dole.
W tej części należy podać następujące dane: lata (można nawet z miesiącami) pracy w danym miejscu, nazwę pracodawcy, zajmowane stanowisko oraz pełnione obowiązki. Możesz pominąć miesiące, jeżeli miałeś przerwy w zatrudnieniu w obrębie jednego roku. Przerwy w pracy są dla podejmujących decyzje o zatrudnieniu minusem kandydata, ale w ten sposób można powyższy problem ominąć. Musisz się jednak liczyć z tym, że kiedy twoje CV zostanie zweryfikowane w trakcie rozmowy (lub przed nią), pytanie o przerwy w zatrudnieniu zostanie Ci postawione.
Następnym punktem w CV powinny być Twoje specjalistyczne uprawnienia, certyfikaty, zaliczone szkolenia. Wylicz je w CV i dołącz do niego ksera dokumentów potwierdzających (im więcej, tym lepiej). Możesz dołączyć swoje szkolne świadectwa i dyplomy (ale tu trzeba zachować ostrożność - jeśli Twoje stopnie z przedmiotów, które mogą być istotne na stanowisku, o które się starasz, były słabe, lepiej nie dołączaj takiego świadectwa).
Umiejętności
Kolejny punkt CV to znajomość języków obcych. Jeżeli jest wymagana na stanowisku, o które się ubiegasz, wylicz języki, które znasz, wraz ze stopniem ich opanowania. Trzymaj się skali: „słaba”, „dobra”, „biegła” (określenia typu „komunikatywna” praktycznie zawsze oznaczają „słaba” – przekonałem się o tym podczas setek rozmów). Opisz też poszczególne dziedziny języka, np. „biegła w mowie i piśmie”. Pamiętaj, że jeśli dojdziesz do rozmowy, jej część (lub nawet całość!) może się odbyć w obcym języku lub możesz otrzymać testy językowe. Wyznanie typu „jestem w trakcie intensywnej nauki danego języka” dyskwalifikuje twoje podanie! Jeżeli nie musisz znać języków obcych, a tak się złożyło, że je znasz, po prostu napisz o tym – nie ma wtedy potrzeby szczegółowo opisywać swoich umiejętności.
Praca z komputerem to dzisiaj niezbędna umiejętność (przynajmniej w pracy biurowej) i nie możesz w swoim CV pominąć tego punktu. Wylicz programy (jak Internet Explorer, Outlook, Outlook Express, Outlook, Word, Excel itp.), pakiety programów (np. Office, Open Office) lub języki (w przypadku programistów, informatyków lub adminów), które znasz i opisz ich znajomość; nie wyliczaj systemów operacyjnych (np. Windows, Linux)! Znajomość programu nie oznacza, że potrafisz go włączyć i wyłączyć, a wykonując konkretne zadanie prosisz o pomoc kogoś bardziej zorientowanego. Pamiętaj, że jeśli powinieneś znać jakiś specjalistyczny program lub język, prędzej czy później będziesz rozmawiać z kimś, kto sprawdzi twoje umiejętności. Jeśli starasz się o pracę choćby w dziale produkcji, to znajomość komputera tylko zwiększy twoje szanse.
Zainteresowania
Ostatnim punktem CV, który może zaciekawić czytającego, są twoje zainteresowania. Dobrym pomysłem jest tutaj wpisanie czegoś niebanalnego, co pozwoli cię zapamiętać. Modne, ale niepraktyczne podręczniki tworzenia CV, pisane przez ślepo zapatrzonych w zachodnie wzorce „specjalistów”, którzy mają nikłe pojęcie o prawdziwej rekrutacji, zalecają napisanie czegoś, co za wszelką cenę zwróci na Ciebie uwagę. Tak naprawdę jednak trzeba tutaj działać według pewnych zasad, inaczej błyskotliwe zainteresowania nic nie dadzą:
po pierwsze, nie należy przesadzać, np. „filozofia chaosu” w aplikacji na stanowisko np. planisty produkcji nie robi dobrego wrażenia, prawda? A sam widziałem taką aplikację… „Pokemony” to zainteresowanie cokolwiek niepoważne dla dorosłego człowieka, a to też już zdarzyło mi się znaleźć…;
po drugie, musisz się liczyć z tym, że będziesz o to później pytany, więc lepiej podaj w tej rubryce coś, czym rzeczywiście się interesujesz lub co trudno sprawdzić (wtedy zostaniesz zapewne poproszony o opowiedzenie o swoich zainteresowaniach, więc przygotuj się na wygłoszenie krótkiej, przekonującej mowy);
po trzecie, nie wpisuj rzeczy typu „jazda na rowerze”, „pływanie”, „czytanie książek”, „taniec” – kiedy czyta się to po raz 5000, zaczyna się człowiek nudzić. Bardziej oryginalne są „uprawianie ogródka”, „wędkarstwo” lub „podróże”.
Jak widzisz, konstrukcja CV nie jest sprawą prostą, ale już prawie kończymy… Ostatni punkt może stanowić bardzo pojemna rubryka „Inne”. Tutaj możesz podać takie swoje cechy, umiejętności lub osiągnięcia, które mogą przydać się pracodawcy, a których nie wymieniłeś wcześniej, np. odporność na stres, zdolność szybkiego czytania, zakończony sukcesem udział w olimpiadzie przedmiotowej. Nie wypisuj tutaj laurki na swój temat, którą bardzo często można spotkać w gotowych dokumentach ściągniętych z Internetu: rzetelność, sumienność, uczciwość, dokładność, punktualność, dobra prezencja, odpowiedzialność itd. Wyliczanki tylko zajmują w twoim CV miejsce, które można przeznaczyć na pożyteczniejsze informacje.
Kwestie techniczne
A teraz zabierzemy się za pytanie, które pewnie już masz na myśli: ile miejsca to wszystko powinno zabrać? Czcionka o rozmiarze 9 jest zupełnie wystarczająca i w związku z tym większość CV powinna się mieścić na 2 stronach. Jeżeli Twoje CV przekracza tę ilość stron, a nie masz za sobą 30 lat pracy w 10 różnych miejscach, zastanów się nad redukcją zbędnych punktów, skróceniem opisów stanowisk czy zmniejszeniem marginesów. Jeśli Twoje CV nieznacznie przekracza jedną stronę, postaraj się je zmieścić na jednej stronie (ale nie za wszelką cenę – jeśli mają przepaść jakieś istotne informacje, niech lepiej CV będzie dwustronicowe).
Nie przesadzaj z grafiką. Ramki, podkreślenia, wzorki itp. przeważnie nie wpływają pozytywnie na przejrzystość CV, która jest najważniejsza. Chyba że ubiegasz się o pracę w agencji reklamowej – w takim przypadku możesz wykazać się kreatywnością.
Dobrym pomysłem jest wydrukowanie CV na kolorowym papierze – w stosie innych aplikacji to będzie istotny czynnik wyróżniający. W takim wypadku zastanów się nad kolorem papieru – wystarczy spokojny pastelowy np. zielony, raczej nie jaskrawy.
Kiedy już stworzysz CV, koniecznie wydrukuj wersję próbną i przejrzyj ją! Komputerowy edytor tekstów jest bardzo pożytecznym narzędziem, ale nie zawsze to, co widzisz na ekranie, równie ślicznie wygląda na wydruku. Marginesy mogą obciąć część tekstu, klauzula o danych osobowych nie mieścić się jednak w stopce, tekst przejść na drugą stronę kartki. Nawet funkcja podglądu wydruku czasem zawodzi!
Wskazówki dla piszących ręcznie
Nie zawsze można napisać swoje CV na komputerze. Zawartość CV powinna być oczywiście taka sama jak opisana wyżej, jak natomiast przygotować dokument?
Nie pisz „na kolanie”, w pośpiechu, na byle jakich kartkach. Pisz na kratkowanym papierze, żeby poszczególne linie nie opadały. Jeśli nie masz czytelnego charakteru pisma, używaj drukowanych liter lub poproś kogoś o przepisanie. Kartki nie mogą mieć postrzępionych brzegów czy śladów wydzierania. Objętość takiego CV może być większa niż dwie strony.
List motywacyjny
Musisz wyjaśnić pracodawcy, dlaczego starasz się o tę właśnie pracę. Napisanie listu motywacyjnego to trudne zadanie, gdyż trzeba podać swoje motywy i zrobić to krótko – LM musi zmieścić się na jednej stronie.
Ludzie przeważnie mają kłopoty z wyrażaniem swoich myśli i dlatego, by ułatwić im zadanie, na wielu stronach internetowych możesz znaleźć gotowe listy motywacyjne. Nie korzystaj z nich! Napisz krócej, ale coś od siebie – będzie lepiej, słowo! Fachowcy znają już na pamięć formułki gotowych listów i dużo bardziej cenią tych kandydatów, którzy stworzyli własny LM.
LM (który piszemy w formie prawdziwego listu) powinien posiadać w prawym górnym rogu datę i miejsce stworzenia oraz być zaadresowany do pracodawcy, na którego ofertę odpowiadasz – to wydaje się oczywiste, ale widywałem setki dokumentów, z których kandydaci zapomnieli usunąć nazwę pracodawcy, któremu je poprzednio (lub równocześnie) wysyłali!
Na jego początku umieszczamy formułkę w rodzaju „w odpowiedzi na ogłoszenie z…., chciałbym zgłosić swoją kandydaturę na stanowisko……”. Sprawdź, gdzie znalazłeś ofertę pracy i jak dokładnie nazywało się stanowisko – kandydaci często mylą np. gazety i nazwy, co nie wpływa korzystnie na ich ocenę.
Dlaczego ja?
Następnym krokiem jest wykazanie, że spełnia się warunki postawione przez pracodawcę w ofercie (co do wykształcenia i jego kierunku, kwalifikacji, umiejętności oraz doświadczenia), odsyłając po szczegółowe informacje do CV – nie ma sensu powtarzanie tutaj większości danych tam zawartych.
Częścią LM, nad którą należy się specjalnie zastanowić, jest uzasadnienie, dlaczego odpowiadasz tej konkretnej firmie. Nawykiem pracodawców, który źle wpływa na ocenę kandydata, jest niestety szukanie przede wszystkim motywacji finansowej. Wielu z nich uważa, że pracownik może szybko odejść, jeśli gdzie indziej dostanie większe pieniądze. Nie jest to do końca prawda, ale w każdym razie w LM trzeba raczej pokazać pewną wiedzę o pracodawcy („wiem, że jesteście liderem rynku…”, „ciekawi mnie wasz system XXX” itp.). Skąd ją wziąć? Z internetu, prasy, od znajomych. Nie musi to być wypracowanie na temat – LM musi zawrzeć się na jednej stronie – wystarczy kilka zwrotów w rodzaju podanych wyżej.
Na zakończenie LM należy wyrazić nadzieję, że wobec zbieżności wymagań pracodawcy i Twoich kwalifikacji wkrótce spotkacie się na rozmowach, podając swój telefon lub mail kontaktowy. No i podpisać się – własnoręcznie, jeśli wysyłasz dokumenty tradycyjną pocztą, lub wpisać swoje imię i nazwisko po prawej stronie, pod ostatnim wierszem LM.
Załączniki i zdjęcie
Do standardowych dokumentów możesz, jak już wcześniej powiedziałem, dołączyć następujące rzeczy: ksera dyplomów, certyfikatów, uprawnień, świadectw (ale jeśli są z dobrymi stopniami…), referencje (czyli opinie szefów) z poprzednich miejsc pracy (referencje od promotorów raczej nie mają większego znaczenia) oraz same świadectwa pracy. Z technicznego punktu widzenia najlepiej spiąć takie dokumenty zszywaczem i połączyć je z CV i LM spinaczem - wtedy przeglądającemu jest łatwiej obejrzeć całość, a szansa zagubienia dokumentów jest mniejsza.
Zdjęcie możesz wskanować w lewy górny róg CV. Jeżeli nie masz takich możliwości, po prostu przypnij je w tym miejscu lub dołącz luzem (wtedy najlepiej je podpisać na odwrocie).
Dane osobowe
Pamiętaj, że pracodawca może wymagać od ciebie podania tylko następujących danych: imienia, nazwiska, danych kontaktowych, imion rodziców, daty urodzenia, przebiegu pracy zawodowej i wykształcenia. Taki obowiązek nakłada Kodeks Pracy (art. 221 §1). W swoim CV nie musisz podawać nic więcej ponad to. Jeśli masz do czynienia z firmowym kwestionariuszem, który pyta np. o twój stan cywilny, liczbę dzieci, przynależność do organizacji społecznych, nie musisz odpowiadać na takie pytania. Gdybyś nie otrzymał pracy tylko dlatego, że odmówiłeś podania takich informacji lub podałeś je i dlatego zostałeś odrzucony, możesz zaskarżyć taką decyzję jako dyskryminację.
Podsumowanie
Na etapie aplikacji odpada średnio połowa kandydatów. Pamiętaj – to twoje dokumenty zdecydują, czy pracodawca będzie chciał dalej z Tobą rozmawiać. Dołóż wszelkich starań, by prezentowały się jak najlepiej!
cdn.
Przyjrzyj się przykładowym: CV i LM zawierającym komentarz autora tekstu. Możesz je pobrać z naszej strony:http://histmag.org/bonus/hm52/cv.dochttp://histmag.org/bonus/hm52/lm.doc 
